ИВАНОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД

Официальный сайт

версия для печати
 
Положение о порядке ознакомления с информацией, находящейся в архивном фонде

изменено 09.06.2011 16:34:43

 

Приложение № 6
к Порядку организации доступа
к информации о деятельности
Ивановского областного суда


ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности Ивановского областного суда, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с федеральными законами от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", а также с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 г. № 161 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов").

1.2. В Положении регламентированы процедура ознакомления с информацией о деятельности Ивановского областного суда, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда, правила подачи запроса, а также подготовки и оформления архивных справок, копий архивных документов и выписок из них по исполнении запросов.

2. Документы архивного фонда и научно-справочный аппарат к ним

2.1. В состав архивного фонда Ивановского областного суда входят дела, наряды и производства с судебными решениями Ивановского областного суда и их копиями, управленческой документацией и документами по личному составу, которые в установленном порядке переданы в отдел государственной службы, кадров и делопроизводства (ОГСКиД).

2.2. ОГСКиД осуществляет ведомственное хранение архивных дел, нарядов и производств Ивановского областного суда (их отбор, учет, хранение, использование, подготовку и передачу на государственное хранение).

2.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства с документами Ивановского областного суда постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении 3 лет после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в отдел хранения.

Сроки хранения документов с информацией о деятельности Ивановского областного суда, находящихся в архивном фонде Ивановского областного суда, определяются в соответствии с номенклатурой нарядов, дел и производств Ивановского областного суда.

2.4. Для обеспечения сохранности, поиска архивных документов и в целях использования содержащейся в них информации создается научно-справочный аппарат: описи документов, указатели к ним и картотеки.

3. Правила ознакомления пользователей информацией с информацией, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда

3.1. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности Ивановского областного суда, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда, осуществляется путем предоставления им информации в документированном виде (архивных справок, копий архивных документов и выписок из них), а также путем доступа к ознакомлению с подлинниками архивных документов.

3.2. Основанием для предоставления информации о деятельности Ивановского областного суда, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда, является запрос в письменной форме в адрес Ивановского областного суда.

В запросе указываются:

- фамилия, имя, отчество заявителя (реквизиты бланка письма для органа или организации – в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003);

- почтовый адрес, по которому может быть направлен документированный ответ на запрос;

- содержание запроса, где указывается цель получения информации и (или) предполагаемый архивный документ, содержащий запрашиваемую информацию (в случае запроса о результатах рассмотрения конкретного судебного дела - указываются фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого было рассмотрено дело, или стороны по делу, в том числе - название органа или организации, а также каким судом и когда было рассмотрено дело);

- личная подпись и дата.

Если запрашиваемая информация содержит сведения о конкретном лице (лицах), к запросу прилагается документ, подтверждающий право на совершение определенных действий в суде от имени указанного лица (лиц) (доверенность, оформленная в установленном законом порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя, ордер адвоката, копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения и копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица и т.п.).

3.3. Запросы исполняются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, т.е. в течение 30 дней.

В некоторых случаях копии запрашиваемых судебных документов могут быть подготовлены в максимально короткий срок в случае договоренности с заявителем.

В случае временного отсутствия требуемого документа в архивном фонде срок исполнения запроса может быть продлен решением председателя или заместителей до возвращения документа с уведомлением об этом заявителя.

Если в письменном обращении содержится запрос, по поводу которого заявителю давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Ивановского областного суда, заместитель председателя вправе принять решение о прекращении переписки по данному запросу с уведомлением об этом заявителя.

Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

3.4. Информация о деятельности Ивановского областного суда, находящаяся в архивном фонде Ивановского областного суда, не предоставляется в случаях нарушения п.3.2.

3.5. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности Ивановского областного суда, находящейся в архивном фонде Ивановского областного суда, ограничивается для документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

3.6. Копии из материалов архивных дел, рассмотренных первой инстанцией Ивановского областного суда, выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации лицам, участвовавших в деле, их представителям при предъявлении ими соответствующих документов, удостоверяющих личность и полномочия, с разрешения председателя Ивановского областного суда, заместителей председателя или судьи, рассмотревшего дело.

3.7. Копии судебных решений, вынесенных кассационной и надзорной инстанциями Ивановского областного суда по результатам рассмотрения судебных дел, архивом не выдаются (не направляются) в связи с тем, что подлинники указанных судебных решений подшиваются в судебные дела, которые возвращаются в суды, рассмотревшие эти судебные дела по первой инстанции.

3.8. Доступ пользователей информацией к подлинникам архивных документов может осуществляться с письменного разрешения председателя Ивановского областного суда, заместителей председателя в согласованные сроки и время в специально выделенном и оборудованном помещении Ивановского областного суда.

4. Правила подготовки архивных справок, копий архивных документов и выписок из них

4.1. Подготовка архивных справок, копий архивных документов и выписок из них осуществляется по письменным запросам граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления, составленным с учетом требований, указанных в п. 3.2.

4.2. Архивные справки составляются на бланке Ивановского областного суда. В справке приводятся названия архивных документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в них. Копии архивных справок подшиваются в соответствующие дело, наряд или производство.

4.3. Архивные справки, копии архивных документов и выписки из них подписываются (заверяются) председателем Ивановского областного суда, заместителем председателя или судьей, председательствующим по делу, а также лицом, ответственным за ведение архива и заверяются печатью Ивановского областного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.4. Подготовленные ОГСКиД архивные справки, копии архивных документов и выписки из них направляются заявителю с сопроводительным письмом Ивановского областного суда. При отсутствии архивных документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, об этом сообщается заявителю.

5. Заключительные положения

5.1. Пользователь информации обязан соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничивается согласно законодательству Российской Федерации.

5.2. Использование полученных сведений в ущерб правам и законным интересам граждан, организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления преследуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.3. Пользователь информации при использовании архивных документов обязан делать ссылки на место хранения документов.

5.4. Настоящее Положение распространяется и на пользователей информацией из иностранных государств.